Hur kan jag säkerställa att jag får högsta möjliga svarsfrekvens?

Definiera din målgrupp

Först är det viktigt att bestämma vilken din målgrupp är. Alla dina kunder, en specifik grupp av dina anställda, nya kunder, potentiella kunder eller medlemmarna i din tennisklubb. Definiera noga vilka som ska ingå i undersökningen.

Syftet med din undersökning

När du distribuerar undersökningen är det viktigt att du är väldigt exakt i din kommunikation. Förklara varför respondenterna har blivit utvalda, hur lång tid det tar att svara och syftet med undersökningen. Detta kommer att öka respondenten svarsbenägenhet.

Exempel

I vårt kvalitetsarbete som vi ständigt vill förbättra utför vi nu en kundundersökning riktad mot samtliga (eller ett urval) av våra kunder. Vi hoppas du kan avvara 5 minuter för att svara på vad du tycker om vårt företag och våra produkter.

Ditt svar kommer att vara helt anonymt, undersökningsföretaget QuestBack garanterar din anonymitet.

Har du några övriga frågor om denna undersökning kontakta gärna vår Marknadschef Johan Svensson på johan.svensson@företaget.se eller på telefon: XX-XX XX XX.

Alla som svarar på denna undersökning har även chans att vinna en XXX till ett värde av XX kr.

Med vänlig hälsning

Johan Svensson

Företaget AB

Anonymitet

När du genomför en undersökning kommer du i de flesta fall bara vara intresserad av svaren och inte respondenterna själva. QuestBack rekommenderar att man använder anonymitet i de flesta undersökningar, genom detta kommer du att få mest tillförlitliga svar. Från en teknisk synvinkel kommer du även att kunna skicka riktade påminnelser till undersökningen för de som inte besvarat enkäten. Du kommer även att kunna följa upp en utvald grupp eller specifik individ utan att röja anonymiteten.

Användande av pris, gåva, belöning

I undersökningar riktade till kunder kan det vara en bra idé att erbjuda någon form av pris, gåva eller belöning för att öka svarsfrekvensen. Tänk på att det ska vara något som relateras till gruppen. Att erbjuda ett presentkort till exempelvis amazon.com istället för en MP3-spelare kommer kanske tilltala ett större antal respondenter. För interna undersökningar är det inte lika aktuellt. Det är även viktigt att undersökningen har en tydlig avsändare och gärna då från en person på ledningsnivå samt att informationen sprids genom flera kanaler t.ex. via intranät eller nyhetsbrev.

Utskick av påminnelser

De flesta som svarar på en undersökning gör detta inom 5-6 dagar. Så skicka gärna en påminnelse efter ca en vecka. Vi rekommenderar att du noga följer svarsloggen i QuestBack. Alla svar sparas med exakt tid vilket innebär att du vet när det kan vara aktuellt att skicka ut en påminnelse.

Hur länge bör undersökningen vara aktiv?

De flesta svarar inom 5 till 6 dagar efter att undersökning har blivit publicerad eller efter att en påminnelse har distribuerats. Det är alltid några som svarar även efter denna tid därför bör undersökningen vara aktiv minst 1 till 2 veckor efter din deadline. Detta för att undvika att provocera sena respondenter men deras svar. Du kan ändå generera rapporter på undersökningen vid önskat tillfälle.